ITの委託先を変えても、慌てないために。

まず現在の契約を確認する

解約の予告期間、更新日、未払いの費用、移行時の約束事を確認します。現在の取り決めにまとめて含まれているソフトやハードを洗い出してください。サブスクリプションが終わると使えなくなるものもあります。

給与計算、決算・報告、繁忙期など、事業上重要な日程を避けて移行期間を選びます。関係のない複数のIT変更を同時に行うのも避けましょう。

ドメイン、メール、コラボレーションツール、インターネット回線、端末、サーバー、クラウドサービス、バックアップ、重要なアプリを書き出します。それぞれについて、事業側の責任者、仕入先、管理者を記録します。

現在のネットワーク情報、設定記録、ライセンス情報、復旧手順を提出してもらいます。足りない情報は、引き継ぎの途中で出てくるものと決めつけず、責任者つきのタスクとして記録します。

重要なアカウントの復旧用メール、請求、管理者としての所有権を、御社が握っていることを確認します。安全な受け渡しの方法を、各事業者と合意します。パスワード、APIキー、復旧コードを、問い合わせフォームや通常のメールに書かないでください。

対応している場合は、個人ごとの管理者アカウントを使います。多要素認証と緊急時のアクセス手段を計画し、旧委託先を外したときに、御社が締め出されないようにします。

各段階で、サポート、監視、バックアップ、緊急時のエスカレーションを誰が担当するのかを書き出します。短い併走期間は役立ちますが、どちらの事業者が変更できるのかを双方が理解している場合に限ります。

まずドキュメントの整備と確認から始め、合意した順序で責任を移します。新しい事業者が来たからというだけで、インフラを変えるのは避けてください。緊急の修正と、あとの改善は分けて考えます。

利用者が助けを求める方法を知っているかを確認します。重要なアクセス権、アラート、バックアップの責任を検証します。適切で、合意した範囲内であれば、復旧テストを手配します。

受け入れ後、不要になった事業者のアクセス権を取り消し、共有のシークレットを合意した手順で更新し、継続するサブスクリプションを確認します。未解決の課題は、期日と責任者を添えて一覧にしておきます。

一般的な計画の指針です。実際に何が当てはまるかは、御社の対応範囲、委託先の条件、事業上の要件によって決まります。